Ouverture de compte, recrutement, réclamation : chaque type de demande a son propre modèle de dossier, avec ses pièces, ses consignes, ses messages et sa couleur, dans le même espace société.
Une même société traite rarement un seul type de demande. Une agence ouvre des comptes, renouvelle des contrats et suit des réclamations ; un service RH recrute des salariés et accueille des stagiaires. Chaque demande a ses pièces, ses consignes et ses messages. Avec les modèles multiples, Dossier.tn vous permet de créer un modèle de dossier par type de demande, dans le même espace société.
Qu’est-ce qu’un modèle de dossier ?
Un modèle décrit ce que vous demandez à votre client et la façon dont vous le traitez :
- les pièces et les informations à recueillir, obligatoires ou facultatives ;
- les consignes, les vidéos d’aide et les règles de saisie ;
- le parcours du dossier, les motifs de refus et le résumé affiché en tête de fiche ;
- les textes des e-mails et des SMS, étape par étape ;
- les consignes de contrôle de DossierBoy, si vous avez l’option.
Chaque modèle porte un nom et une couleur, que votre équipe retrouve partout : dans la liste des dossiers, en haut de chaque fiche et dans le paramétrage, où un en-tête rappelle toujours le modèle que vous modifiez.
Créer, dupliquer, archiver
La page « Modèles de dossiers » réunit vos modèles, avec leur nombre de dossiers et les places utilisées dans votre pack. Vous pouvez créer un modèle, le modifier, le dupliquer pour partir d’un modèle existant, l’archiver ou le réactiver. Un modèle dupliqué devient indépendant : le modifier ne change pas l’original.
Archiver un modèle libère sa place sans rien supprimer : ses dossiers restent consultables et se traitent normalement.
Retrouver ses dossiers par modèle
Dans la liste des dossiers, un sélecteur affiche « Tous les modèles » ou un modèle précis, et se combine avec vos filtres habituels ; les compteurs suivent votre choix. À la création d’un dossier, le modèle sélectionné dans la liste est proposé d’office. Avec un seul modèle, rien ne change : aucune étape n’est ajoutée.
La numérotation reste commune à toute la société : ABC-1009, ABC-1010… quel que soit le modèle.
Pour votre client, rien ne change
Le client reçoit toujours son lien personnel, qui ouvre directement le bon dossier. Il voit les pièces, les consignes et les règles du modèle concerné, et n’a aucun modèle à choisir.
Combien de modèles actifs dans chaque pack ?
- Starter : 2 modèles de dossier actifs
- Pro : 5 modèles de dossier actifs
- Business : 15 modèles de dossier actifs
- Sur mesure : selon vos besoins
Votre premier modèle compte dans ce nombre. Les dossiers du mois, le stockage, l’équipe, la sécurité, les moyens d’envoi et DossierBoy restent communs à tous les modèles de la société.
Formulaires et API
Vos formulaires et vos intégrations actuels continuent de créer leurs dossiers comme avant. Avec l’API, vous pouvez aussi consulter vos modèles et choisir celui de chaque nouveau dossier.
Par où commencer
Partez de votre modèle actuel : dupliquez-le, donnez-lui un nom et une couleur, puis adaptez ses pièces, ses consignes et ses messages au nouveau type de demande.
