فتح حساب أو انتداب أو شكوى: لكل نوع من الطلبات نموذج ملفه الخاص، بوثائقه وتعليماته ورسائله ولونه، داخل فضاء الشركة نفسه.
نادرًا ما تعالج الشركة نوعًا واحدًا من الطلبات. فالوكالة تفتح الحسابات وتجدّد العقود وتتابع الشكاوى، وقسم الموارد البشرية ينتدب الأعوان ويستقبل المتربّصين. ولكل طلب وثائقه وتعليماته ورسائله. ومع تعدّد النماذج، يتيح لكم Dossier.tn إنشاء نموذج ملف لكل نوع من الطلبات، داخل فضاء الشركة نفسه.
ما هو نموذج الملف؟
يصف النموذج ما تطلبونه من حريفكم وطريقة معالجتكم له:
- الوثائق والمعطيات المطلوب جمعها، إجبارية كانت أو اختيارية؛
- التعليمات وفيديوهات المساعدة وقواعد الإدخال؛
- مسار الملف وأسباب الرفض والملخّص المعروض في أعلى البطاقة؛
- نصوص الرسائل الإلكترونية والقصيرة، مرحلةً بمرحلة؛
- تعليمات المراجعة الخاصة بـ DossierBoy، إن كان الخيار مفعّلًا لديكم.
لكل نموذج اسم ولون يجدهما فريقكم في كل مكان: في قائمة الملفات، وفي أعلى كل بطاقة، وفي الإعدادات حيث يذكّركم عنوان ثابت بالنموذج الذي تعدّلونه.
الإنشاء والنسخ والأرشفة
تجمع صفحة «نماذج الملفات» نماذجكم مع عدد ملفات كلّ منها والأماكن المستعملة في باقتكم. يمكنكم إنشاء نموذج أو تعديله أو نسخه للانطلاق من نموذج موجود، أو أرشفته أو إعادة تفعيله. والنموذج المنسوخ مستقلّ: تعديله لا يغيّر الأصل.
أرشفة نموذج تُحرّر مكانه دون حذف أي شيء: تبقى ملفاته متاحة للاطلاع وتُعالَج بشكل عادي.
العثور على الملفات حسب النموذج
في قائمة الملفات، يعرض محدِّد «كل النماذج» أو نموذجًا بعينه، ويُستعمل مع مرشّحاتكم المعتادة، وتتبع العدّادات اختياركم. وعند إنشاء ملف، يُقترح النموذج المحدَّد في القائمة. ومع نموذج واحد لا يتغيّر شيء، ولا تُضاف أي مرحلة.
ويبقى الترقيم مشتركًا بين كل ملفات الشركة: ABC-1009 ثم ABC-1010… مهما كان النموذج.
بالنسبة إلى حريفكم، لا شيء يتغيّر
يتلقّى الحريف دائمًا رابطه الشخصي الذي يفتح الملف الصحيح مباشرة. ويرى وثائق النموذج المعني وتعليماته وقواعده، دون أن يختار أي نموذج.
كم نموذجًا نشطًا في كل باقة؟
- Starter: نموذجان نشطان للملفات
- Pro: 5 نماذج ملفات نشطة
- Business: 15 نموذج ملف نشط
- Sur mesure: حسب حاجتكم
ويُحتسب نموذجكم الأول ضمن هذا العدد. أمّا ملفات الشهر والتخزين والفريق والأمان ووسائل الإرسال وDossierBoy فتبقى مشتركة بين كل نماذج الشركة.
الاستمارات والواجهة البرمجية
تواصل استماراتكم وعمليات الربط الحالية إنشاء ملفاتها كما في السابق. ومع الواجهة البرمجية، يمكنكم أيضًا الاطلاع على نماذجكم واختيار نموذج كل ملف جديد.
من أين تبدؤون؟
انطلقوا من نموذجكم الحالي: انسخوه، وامنحوه اسمًا ولونًا، ثم كيّفوا وثائقه وتعليماته ورسائله مع نوع الطلب الجديد.
