التحقق من كل وثيقة يدويًا يستهلك جزءًا كبيرًا من يوم فرقكم. يحلّل DossierBoy، المساعد الذكي في Dossier.tn، الملف حسب تعليماتكم: يؤكّد موظفوكم بدل إعادة قراءة كل شيء.
فتح الملف، والتأكد من أنها الوثيقة الصحيحة، وأنها واضحة، وأنها لم تنتهِ صلاحيتها، وأن الاسم يطابق الاسم في الوثائق الأخرى… يستغرق هذا التحقق بضع دقائق لكل وثيقة. ومع عشرات الملفات يوميًا، يستهلك جزءًا كبيرًا من وقت فريقكم، وكثيرًا ما تنتظر الملفات عند هذه المرحلة.
زر واحد، وتحليل، ونقاش
DossierBoy هو المساعد الذكي في Dossier.tn. من صفحة الملف، ينقر الموظف على زر: يبدأ DossierBoy بتحليل الملف حسب تعليماتكم، ثم يمكن للموظف أن يطرح عليه أسئلته.
يجيب تحليله عن الأسئلة التي يطرحها فريقكم في كل ملف:
- هل تطابق الوثيقة الوثيقة المطلوبة؟
- هل هي واضحة وكاملة وما زالت سارية؟
- هل تتطابق الأسماء والتواريخ والأرقام من وثيقة إلى أخرى ومع معطيات الملف؟
- هل هناك نقطة يجب أن تلفت انتباه الموظف؟
ويقترح لكل وثيقة القبول أو الرفض مع ذكر السبب.
تعليماتكم وقواعدكم
لكل نموذج ملف تعليمات تحقق خاصة به. تكتبون بلغة بسيطة ما يجب أن يتحقق منه DossierBoy، مثلًا:
تحقق من أن شهادة الوضعية الجبائية باسم الشركة صاحبة الملف، وأنها ما زالت سارية، وأن الختم ظاهر.
فتح حساب أو تسجيل أو تصريح بحادث لا تتطلب الشروط نفسها: يحتفظ كل نموذج بشروطه.
أين يُكسب الوقت
- تُرصد الوثائق المطابقة فورًا. يؤكّد الموظف الرأي بدل إعادة قراءة كل شيء.
- تتم المقارنة بين الوثائق نيابة عنكم. مقارنة اسم أو تاريخ في ثلاث وثائق عمل طويل ومملّ: يقوم به DossierBoy ويُنبّه إلى أي اختلاف.
- تبرز المشاكل الواضحة. وثيقة خاطئة أو صورة غير واضحة أو تاريخ منتهٍ: يُرسل طلب التصحيح أسرع، ويصحّح الحريف أبكر.
- تصبح المراجعة متجانسة. يعتمد الموظف الجديد المعايير نفسها التي يعتمدها الأكثر خبرة.
مثال حسابي
لنأخذ فريقًا يعالج 300 ملف في الشهر، بخمس وثائق لكل ملف. إذا خفّض تحليل DossierBoy فحص الوثيقة من دقيقتين إلى دقيقة واحدة، يستعيد الفريق 1500 دقيقة، أي 25 ساعة في الشهر. هذه الأرقام مجرد مثال: يتوقف الربح الفعلي على وثائقكم وقواعدكم.
DossierBoy يساعد وفريقكم يقرّر
لا تُقبل أي وثيقة ولا تُرفض دون شخص من فريقكم. يُعدّ DossierBoy العمل، ويبقى القرار الأخير للموظف، ويُحفظ كل قرار في سجل الملف.
يُضاف الخيار إلى باقات Starter وPro وBusiness، ويكون حسب عرض سعر في الباقة حسب الطلب. اطلبوا عرضًا تجريبيًا لتروا DossierBoy على ملفاتكم.
