حالة لكل وثيقة، وأسباب رفض واضحة، ونسخ محفوظة: لماذا تسرّع المراجعة وثيقة بوثيقة المصادقة وتؤمّن قراراتكم.
قبول ملف كامل أو رفضه يفرض إعادة كل شيء عند أبسط مشكل. أما المراجعة وثيقة بوثيقة فتضع القرار حيث يوجد المشكل فعلًا.
لكل وثيقة حالتها
تحتفظ الوثيقة المقبولة بحالتها حتى لو رُفضت وثيقة أخرى. لا يعوّض صاحب الطلب إلا ما فيه مشكل، ولا يعيد فريقكم مراجعة ما هو سليم.
أسباب رفض تحدّدونها بأنفسكم
تضبطون أسباب الرفض الخاصة بكم: غير مقروءة، منتهية الصلوحية، ناقصة، لا تخص صاحب الطلب… وتبقى صياغتها ثابتة في السجلّ حتى لو عدّلتموها لاحقًا.
نسخ بدل الاستبدال
تُنشئ الوثيقة المصحَّحة نسخة V2 ثم V3، وتبقى النسخة السابقة متاحة مع قرارها. وعند الاعتراض أو التدقيق، تعرفون ما تمّ استلامه ومتى ومن اتّخذ القرار.
والمعطيات أيضًا
يمكن مراجعة معلومة أدخلها صاحب الطلب، مثل اسم مرسل الرسائل القصيرة أو رقم عقد، بالطريقة نفسها ومع أسبابها الخاصة.
رأي وسيط عند الحاجة
بالنسبة إلى الملفات التي تمرّ بعدة أشخاص، تتيح حالة «رأي إيجابي» إبداء رأي أول قبل القرار النهائي.
